Как заполнить табель учёта рабочего времени

Табель заполняют, чтобы у проверяющих и у бухгалтерии были подтверждённые данные: кто сколько работал, кто отсутствовал и почему. Ошибки в нём превращаются в неверную зарплату и споры с работниками, поэтому важны не красивые клетки, а правильные коды и сходящиеся итоги.

Ниже — порядок для формы Т-13. Если вы ведёте свою форму, шаги те же: меняются только названия графов.

Что понадобится

• список сотрудников с датами приёма и увольнения;
• приказы на отпуск, больничные листы, приказы на командировки;
• график работы и норма рабочего времени на месяц;
• пустой бланк Т-13, если заполняете вручную.

Шаг 1. Заполните шапку

В шапке указывают наименование организации, структурное подразделение, номер документа, дату составления и отчётный период. Номер документа — внутренний: сквозной по журналу табелей или по месяцам. Дату составления обычно ставят последним рабочим днём месяца, но точный срок устанавливает локальный акт организации.

Шаг 2. Внесите сотрудников

В список попадают все, с кем в этом месяце действовал трудовой договор: работающие, принятые в середине месяца, уволенные в середине месяца, сотрудники на больничном и в отпуске. На каждого — номер по порядку, фамилия и инициалы, должность, табельный номер.

Сотрудника, принятого 3-го числа, отмечают с 3-го; уволенного 20-го — по 20-е включительно, дальше клетки не заполняют. Если сотрудник принят или уволен в середине месяца, порядок сравнения с нормой зависит от учётной политики: уточните у бухгалтерии, уменьшается ли норма на дни до приёма и после увольнения.

Шаг 3. Поставьте коды и часы

В каждой клетке — код и количество часов. Код пишется перед часами: Я 8, Н 6, РВ 8, С 2. Если часы не нужны, остаётся только код: ОТ, Б, К, В.

Пример первой половины месяца:

Выходные и праздничные дни отмечают кодом В. Если в вашей форме они уже выделены фоном, не дублируйте отметку: главное, чтобы нерабочий день не выглядел как явка.

Расшифровка всех кодов — в статье «Коды и обозначения в табеле». Запомнить нужно немного: Я — явка, В — выходной, ОТ — отпуск, Б — больничный, К — командировка, Н — ночные, С — сверхурочные, РВ — работа в выходной.

Шаг 4. Подведите итоги за половины месяца

Форма Т-13 делит месяц на две половины: с 1 по 15 и с 16 по последнее число. По каждой половине считают отработанные дни и часы, затем итог за месяц. Для этого в бланке есть графы «Отработано за половину месяца» и «Отработано за месяц».

Считать нужно именно отработанное время: часы отпуска, больничного и командировки в «отработано» не входят, даже если код стоит в клетке. Иначе итог разойдётся с расчётным листком.

Шаг 5. Сверьтесь с нормой

Норма рабочего времени на месяц зависит от продолжительности недели: при 40-часовой неделе в октябре 2026 года это 176 часов, в январе 2027-го — 120 часов. Полные нормы по месяцам собраны в производственном календаре 2027.

Если сотрудник был в отпуске или на больничном, сравнивать его с полной нормой нельзя: норму уменьшают на рабочие дни (часы), приходящиеся на отсутствие. Например, при отпуске с 1 по 14 октября 2026 года выпадает 10 рабочих дней — норму уменьшают на 80 часов, и отклонение считают от 96 часов, а не от 176.

Сверхурочные, ночные и работа в выходные считаются отдельно: это доплаты, а не способ «закрыть» недоработку.

Шаг 6. Подпишите табель

Табель подписывают ответственное лицо, руководитель структурного подразделения и работник кадровой службы. В небольшой компании функции кадровика обычно выполняет директор или бухгалтер — тогда подписей меньше, но приказом должно быть определено, кто отвечает за ведение табеля.

Частые ошибки

• Код без часов там, где часы обязательны. Я, Н, РВ, С требуют количества часов.
• Часы без кода. Запись 8 вместо Я 8 программа или проверяющий может не разобрать.
• Работа в выходной отмечена как явка. Это меняет оплату: выходной оплачивается не менее чем в двойном размере или заменяется отгулом (статья 153 ТК РФ).
• Норма не уменьшена на отпуск или больничный. В итоге появляется недоработка, которой нет.
• Заполнена только первая половина месяца. Итог за месяц окажется заниженным.
• Исправления замазаны корректором. Исправлять нужно по правилам: зачеркнуть, написать новое, подписать и расшифровать.

Если не хочется считать вручную

Ручной табель занимает вечер в конце месяца: сначала клетки, потом итоги, потом сверка с нормой. В сервисе сетка заполняется один раз, итоги и отклонение считаются сами, а готовый бланк Т-13 выгружается в Excel. Попробовать можно бесплатно — 14 дней, без банковской карты.

---

Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию юриста или бухгалтера. Если ситуация нестандартная, проверьте вывод по первоисточнику.